Análise de processos
A análise de processos de trabalho ou de negócio é uma técnica que permite obter ganhos elevados de produtividade e facilita a compreensão dos processos de trabalho actualmente existentes.
Várias técnicas de gestão usam de forma mais ou menos directa esta técnica sendo a Reengenharia de processos umas das técnicas mais faladas.Existem várias abordagens à análise de processos.
O modelo EFQM apresenta a análise de processos como um elemento principal da sua abordagem.O UML apresenta o diagrama de actividades como um dos pontos principais para conseguir descrever o funcionamento dinâmico de uma actividade.
A forma gráfica facilita a comunicação e transmissão entre várias pessoas. Na página do Visio podem ver um exemplo de um programa que permite gerar fluxogramas.
Veja os exemplos de melhorias e contacte-me. Pode ser que o próximo exemplo seja da sua organização.Trabalhei 2 anos na Siemens como analista de negócios e durante 1 ano na TelePerformance em Optimização e Gestão de Processos.
Na análise de processos é efectuado:
- O levantamento das actividades efectuadas no âmbito do processo
- A identificação das pessoas e entidades envolvidas nesse processo e o seu grau de envolvimento
- A relação entre as várias actividades e a sua sequência
Adicionalmente faz-se:
- Indicação de documentos e sistemas associados ao passo do processo
- Indicação de métricas associadas a passos do processo
Quando se assume responsabilidades sobre uma determinada área ou se pretende fazer uma auditoria a uma área de actividade esta abordagem permite ter uma melhor compreensão dos processos existentes.
O simples facto de identificar as etapas que estão a ser feitas permite nalguns casos identificar estrangulamentos ou mesmo actividades que já não são necessárias.
Habitualmente quando existem processos que passam entre diversos departamentos é normal haver actividades que são feitas mas onde quem a efectua não tem ideia dos passos seguintes.
Após identificar um processo de trabalho e todos os seus passos pode-se seguir um processo da análise dos passos efectuados.
Com a utilização dos computadores, de processos digitalizados ou com melhoria das comunicações nada impede que a conclusão de uma tarefa despolete comunicações para várias pessoas em simultâneo.
As melhorias a um processo podem passar por:
- Eliminação de passos de um processo
- Rearranjo dos passos necessários num processo
- Combinação de vários passos num só
- Redução do número de passagens entre intervenientes
- Melhoria da comunicação entre os interveniente por perceberem melhor os passos feitos pelos restantes
Métricas
Após isto ou mantendo-se o processo tal como está deve-se avançar para a identificação de métricas. As métricas vão permitir medir quantas vezes o processo correu, quanto tempo demorou ou outros parâmetros que sejam interessantes.
Nalguns casos a implementação das métricas pode ser demorada. Para obter métricas pode ter que fazer registos em papel, numa folha de cálculo ou ter que alterar o programa que utiliza.
Em grandes organizações é habitual que o pedido de alterações de programas demorem vários meses a serem feitas e que possam ter um custo importante.
No entanto só tendo métricas é possível ver o que se está a passar e nalguns casos medir o impacto que as alterações no processo causam.
Benchmarking e Objectivos
A análise de processos levada até ao fim leva a que seja possível estabelecer benchmarking com outras organizações ou estipular objectivos de desempenho futuro tendo em conta o que se fez anteriormente nos valores alcançados nas métricas.